Який порядок відшкодування витрат працівнику підприємства, яке частково фінансується за рахунок бюджетних коштів, якщо працівник під час відрядження проживав у готелі і користувався телевізором та холодильником? Чи відшкодовуються витрати, пов'язані з відрядженням чи виконанням деяких цивільно-правових дій, що були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів?
Інструкцією про службові відрядження в межах України і за кордон, зі змінами і доповненнями, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року N 59 (далі – Інструкція N 59), визначено, що службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи і організації, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів (далі – підприємство), на певний термін в інший населений пункт для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документа, який підтверджує зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).
Документами, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства, є зокрема (але не винятково): запрошення сторони, яка приймає і діяльність якої співпадає з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження; укладений договір або контракт; інші документи, що встановлюють або підтверджують бажання встановити цивільно-правові стосунки; документи, що засвідчують участь особи, що відряджається, в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, що проводяться з тематики, співпадаючої з діяльністю підприємства, яке відряджає працівника.
Пунктом 1 розділу II Інструкції N 59 встановлено, що направлення працівника підприємства у відрядження здійснюється керівником цього підприємства або його заступником і оформляється наказом (розпорядженням) з вказівкою: пункту призначення, найменування підприємства, куди відряджається працівник, терміну і мети відрядження.
Згідно з п. 5 розділу II Інструкції N 59 підприємство за наявності підтверджувальних документів (у оригіналі) відшкодовує у рамках граничних сум витрат на наймання житла, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.11 N 98, витрат працівникам, що відряджаються, на наймання житла з розрахунку вартості одного місця в готелі (мотелі), в іншому житлі за кожну добу такого проживання з урахуванням включених в рахунки на оплату вартості проживання витрат на користування телефоном (окрім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором та інші витрати.
Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний здати в бухгалтерію звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 05.12.12 N 1276 "Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, і Порядку його складання", в терміни, встановлені пп. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу, при цьому головною умовою відшкодування витрат на відрядження є наявність оригіналів документів, що підтверджують вартість таких витрат (квитки, квитанції, чеки, розрахунки і т. п.).
Підпунктом 170.9.2 ст. 170 Податкового кодексу України визначено, що Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається за формою, встановленою Міністерством фінансів України, до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку:
а) завершує таке відрядження;
б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.
За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання зазначеного звіту.
Дія цього пункту поширюється також на витрати, пов'язані з відрядженням чи виконанням деяких цивільно-правових дій, що були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, з урахуванням таких особливостей:
а) у випадку якщо під час службових відряджень відряджена особа – платник податку отримав готівку з застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження;
б) у випадку якщо під час службових відряджень відряджена особа – платник податку застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).